Hulp nodig bij uw antecedentenonderzoek?

Het kan zijn dat u onlangs hebt gesolliciteerd naar een functie bij een van onze klanten en dat u daarom een standaard onboardingprocedure voor werknemers doorloopt. Het kan ook zijn dat u een huidige werknemer bent van een van onze klanten die een retrospectief of herhalingsonderzoek uitvoert.

Werkgevers hebben de zorgplicht om de achtergrond van toekomstige werknemers te controleren in het belang van hun bedrijf, personeel, klanten en, in sommige gevallen, het publiek in het algemeen. Voor de werkgever leveren deze controles de informatie op die nodig is om weloverwogen beslissingen te nemen bij de personeelswerving – informatie die de kosten van wederaanwerving en herscholing kan beperken en mogelijke reputatieschade kan voorkomen. Voor de kandidaat is het een eenvoudige gelegenheid om achtergrondinformatie te geven aan een potentiële werkgever en mogelijk de sollicitatieprocedure te versnellen.

Wanneer onze klant uw screening initieert, ontvangt u een e-mail met een link naar onze beveiligde Candidate Hub, waar u alle informatie kunt vinden die nodig is om de door onze klant gevraagde screening uit te voeren. Zodra u uw informatie hebt ingediend, beginnen wij met het uitvoeren van de controles. De resultaten worden in werkelijke tijd aan onze klant beschikbaar gesteld, zodat deze op de hoogte is van de voortgang van de screening. Er wordt contact met u opgenomen als er na aanvang van het onderzoek aanvullende informatie van u wordt gevraagd.

Welke informatie van u wordt verlangd, hangt af van het niveau van het onderzoek dat wordt uitgevoerd. Doorgaans hebben we gegevens nodig zoals uw naam, geboortedatum, adresgeschiedenis en informatie over uw werk- en opleidingsgeschiedenis. U wordt alleen gevraagd informatie te leveren die relevant is voor het onderzoek dat wordt uitgevoerd.

Om veiligheidsredenen blijven de onlineformulieren slechts gedurende een beperkte tijd – meestal enkele dagen – actief. Daarna worden ze inactief en gaan alle gegevens die u tot dan toe hebt ingevoerd, verloren.

Als u een kandidaat bent en u zich hier op de Sterling-website bevindt, is de kans groot dat u een e-mail hebt ontvangen waarin u wordt gevraagd uw gegevens in te vullen als onderdeel van een sollicitatieprocedure.  Via onze Kandidaten Hub kunnen kandidaten informatie indienen over hun carrièreverleden, opleidings- en beroepskwalificaties, contactpersonen voor referenties, en documenten en I.D’s uploaden om de sollicitatie te ondersteunen. Zodra de sollicitatie is voltooid, wordt deze rechtstreeks naar de werkgever gestuurd, die de informatie over de kandidaat in één overzichtelijk document ontvangt. Als onderdeel van het indieningsproces wordt kandidaten gevraagd om hun digitale handtekening. Sterling zal geen diensten verlenen zonder de schriftelijke toestemming van de betrokken persoon.

Werkgevers zullen u vertellen dat eerlijkheid altijd het beste beleid is. Het is beter om negatieve informatie te melden wanneer u daarom gevraagd wordt, dan te proberen die te verbergen en ze later door het screeningproces aan het licht te laten komen. Wanneer u uw toestemming geeft, verklaart u uitdrukkelijk dat alle informatie die u heeft gegeven, naar uw beste weten, juist is. Ons advies zou zijn om met uw toekomstige of huidige werkgever te spreken en hem/haar te laten weten wat uw zorgen zijn voordat het onderzoek plaatsvindt.

Wanneer wij vragen om een document te uploaden, zijn wij alleen op zoek naar een afbeelding van een document dat leesbaar is, en bij voorkeur in kleur. Een digitale foto die met een smartphone of digitale camera is genomen, volstaat dus. Er is echter een limiet aan de gezamenlijke bestandsgrootte van documenten die worden geüpload, dus doe uw best om ervoor te zorgen dat de bestandsgrootte niet te groot is. Ter indicatie: een beelddocument van 500 KB moet alle vereiste elementen bevatten en perfect leesbaar zijn. De resolutie waarmee een foto wordt genomen is bepalend voor de bestandsgrootte; het kan nodig zijn de resolutie-instelling in het menu van uw camera te verlagen.

Als Sterling al uw informatie heeft ontvangen, duurt het achtergrondondcheck naar verwachting 10 tot 15 dagen, hoewel het in sommige gevallen veel korter kan zijn.

Als we aanvullende informatie van u nodig hebben of een probleem willen bespreken, hoort u rechtstreeks van een lid van het Sterling-team.

U hoort van het bedrijf dat het onderzoek heeft aangevraagd wanneer uw achtergrondondcheck is afgerond.

Uw potentiële of huidige werkgever kan om aanvullende verificatie van uw identiteit vragen. Bij deze verificatie stuurt u ons afbeeldingen van een legitimatiebewijs mogelijk samen met een live ‘selfie’ van uw gezicht.

Lukt het niet om de verzochte afbeeldingen te verstrekken, neem dan contact op met Yoti. Dat is de partner van Sterling voor identiteitsverificatie, die u kunt bereiken via de ondersteuningsopties.

Als de eerste identiteitsverificatie niet lukt, betekent dit dat de verstrekte informatie niet voldeed aan de vereisten van Yoti voor de verificatie. Dit zijn enkele veelvoorkomende oorzaken van dit probleem:

• U hebt een verlopen of onjuist legitimatiebewijs gebruikt
• U hebt geen ‘selfie’ gemaakt of dit niet goed gedaan
• U hebt een onleesbaar document ingediend
• U beschikt niet over een van de aanvaardbare documenten
• U hebt geen toegang tot een camera of geen machtiging voor het gebruik van de camera gegeven

Hebt u nog steeds hulp nodig? Bespreek dan uw volgende opties met uw potentiële of huidige werkgever.

Als u al een Yoti-account hebt, maar het lukt niet om toegang te krijgen, neem dan contact op met Yoti via de knop Help op de aanmeldingspagina. Hebt u hulp nodig en biedt de handleiding geen uitkomst, neem dan contact op via support@yoti.com.

Alle persoonlijke informatie wordt veilig opgeslagen door Sterling. Zodra uw gegevens zijn ontvangen en een het achtergrondondcheck is gestart, worden gegevens verwerkt in overeenstemming met de General Data Protection Regulation (GDPR). Informatie wordt beveiligd met ISO27001-protocollen en gedurende een periode bewaard zoals vereist voor privacywetgeving, auditdoeleinden en vereisten van de klant.

Op verzoek wordt een persoon geïnformeerd over het bestaan, het gebruik en de openbaarmaking van zijn of haar persoonlijke gegevens en krijgt hij of zij toegang tot die gegevens, behalve wanneer dit wettelijk niet is toegestaan. Mocht Sterling een verzoek ontvangen met betrekking tot een achtergrondondcheck dat namens een cliënt is uitgevoerd, dan zal Sterling, als gegevensverwerker, de cliënt (de voor de gegevensverwerking verantwoordelijke) hiervan op de hoogte stellen en advies vragen over hoe het verzoek moet worden afgehandeld.

Wij bewaren uw gegevens alleen zo lang als wij ze nodig hebben. Soms schrijft de wet of een bron ons voor om informatie een minimum tijd te bewaren. Voor meer informatie over het bewaren van persoonsgegevens, lees hier verder.

Als u niet tevreden bent met de manier waarop wij uw persoonsgegevens hebben verzameld, gebruikt, bekendgemaakt of anderszins behandeld, of als u hebt geprobeerd een keuze te maken of rechten uit te oefenen met betrekking tot uw persoonsgegevens en u niet tevreden bent met het resultaat, kunt u ons e-mailen op privacy@sterlingcheck.com. Wij verplichten ons ertoe alle klachten die wij ontvangen over privacy en gegevensbescherming te onderzoeken en op te lossen. Als u nog steeds niet tevreden bent, kunt u op sommige locaties een klacht indienen bij een regelgevende of toezichthoudende autoriteit, waarvan u de details kunt krijgen.

Bij vragen is Sterling via  het formulier op deze pagina te bereiken. Op basis van de locatie van de werkgever die om de screening heeft gevraagd, kunt u ons ook bellen.

Als het antecedentenonderzoek is aangevraagd door een werkgever in de regio EMEA (Europa, het Midden-Oosten of Afrika) en u hebt vragen, dan kunt u gratis het supportteam voor de regio EMEA bellen. Bekijk de gratis telefoonnummers.